Las cuentas de escrow desempeñan un papel crucial en las transacciones para garantizar la seguridad y la ejecución de acuerdos. Aquí, presentamos algunas definiciones clave relacionadas con cuentas de fideicomiso:

Escrow

• Un depósito otorgado por el otorgante (grantor) a una tercera persona neutral, para ser entregado cuando se cumpla una condición específica (CC 1057).
• Una transacción en la que una persona entrega algo de valor a otra persona para que lo retenga hasta que ocurra un evento o condición especificada, momento en el cual el objeto de valor se entregará a otra parte (FC 17003).
• Elementos esenciales: contrato vinculante entre comprador y vendedor; entrega condicional de algo de valor a una tercera parte neutral.

Agente y Depositario de Escrow (Escrow holder/agent)

• El agente y depositario que recibe el objeto de valor para retenerlo hasta que se cumplan ciertas condiciones; se convierte en «escrow holder» cuando se cumplen las instrucciones de escrow.
• El titular de escrow, como agente y fiduciario de los principales del escrow, actúa como agente doble del comprador y del vendedor, y de los prestamistas, si corresponde.
• Al completarse y cerrarse la venta en escrow, el titular de escrow es el agente de cada uno de los principales para entregar de acuerdo con las instrucciones de escrow.

Principales de Escrow (Escrow principals)

• Personas que ejecutan y realizan las instrucciones de escrow y realizan las entregas condicionales; incluye al comprador y al vendedor y, si corresponde, al prestamista.
• Los no principios, a quienes el titular de fideicomiso no les debe deberes fiduciarios, incluyen a los reclamantes dentro de la cadena de título, personas que presentan demandas de pago en el fideicomiso, personas que presentan informes/inspecciones para ser entregados a través del fideicomiso.
• Para estas partes, el titular de fideicomiso tiene el deber de actuar de buena fe y de manera coherente con el estándar de cuidado aplicable a los titulares de fideicomiso/agentes.

Depósito Neutral de Escrow (Neutral Escrow Depository)

• Un negocio de escrow realizado por una persona debidamente licenciada como tal o permitida bajo el Código Financiero (Financial Code) (17000-17006).

Fondos de Fideicomiso (Trust funds)

• Dinero u otros objetos de valor recibidos por un broker o agente de ventas en nombre de un principal o cualquier otra persona y mantenidos en beneficio de otros en la realización de cualquier acto que requiera una licencia de bienes raíces.
• Puede ser en efectivo o en artículos no monetarios.

Commingling (CCR 2835; Ref 176, 500-01; BPC 10176(e))

• Commingling se refiere a la mezcla del dinero o propiedad del broker con el dinero o propiedad de otros que ha recibido y mantiene el broker (10176(e)).
• Las siguientes circunstancias no se consideran commingling:
  • Fondos, que NO excedan los $200, depositados para pagar cargos de servicio o tarifas impuestas para mantener la cuenta.
  • Fondos que pertenecen en parte al principal del broker y en parte al broker, depositados juntos cuando no sea razonablemente practicable mantenerlos separados, siempre que la parte del broker se distribuya no más tarde de 25 días después del depósito y no haya disputa sobre la porción del broker; cualquier disputa debe resolverse antes de retirar el fondo.
  • Fondos de propiedad del broker depositados en relación con actividades permitidas, como hacer y cobrar pagos en el servicio de un préstamo.

Es fundamental que los brokers y agentes de bienes raíces comprendan y cumplan con las regulaciones y prácticas relacionadas con las cuentas de fideicomiso para garantizar transacciones seguras y éticas en la industria de bienes raíces en los Estados Unidos. El manejo adecuado de las cuentas de fideicomiso es esencial para mantener la confianza de todas las partes involucradas en una transacción.

Regulaciones de Escrow y Cuentas de Fideicomiso en California

Las regulaciones de escrow y cuentas de fideicomiso en California son fundamentales para garantizar transacciones seguras y éticas en la industria de bienes raíces. Aquí, presentamos una descripción de los términos clave relacionados con estas regulaciones:

Relación Fiduciaria (Fiduciary relationship) (Ref 119)

• El titular de escrow actúa como agente y fiduciario de los principales en el escrow; el titular de escrow debe ejercer en todo momento un cuidado razonable, lealtad y buena fe hacia los principales del escrow.
• El deber fiduciario del titular de escrow generalmente se limita a la ejecución fiel de las instrucciones dadas por los principales al escrow.

Quién Puede Actuar como Titular de Escrow (Who may hold) (Ref 125; FC 17006(a)(4))

• El Comisionado de Supervisión de Negocios (Commissioner of Business Oversight) debe otorgar licencias a los titulares/agentes de escrow que realicen escrows públicos.
• Bancos, asociaciones de ahorro y préstamo, compañías de seguros de título, compañías de título respaldadas, compañías fiduciarias, abogados y brokers de bienes raíces tienen ciertas exenciones de los requisitos de licencia de la Ley de escrow.
• Un broker de bienes raíces con licencia otorgada por el Comisionado de Bienes Raíces está exento de la Ley de escrow al realizar actos incidentales a una transacción de bienes raíces.
  • El broker de bienes raíces debe ser un agente o una parte en la transacción de bienes raíces y realizar un acto que requiera una licencia de bienes raíces.

Instrucciones de escrow (Escrow instructions) (Ref 120)

• En California, existen dos formas generales de instrucciones de escrow: bilaterales (ejecutadas y vinculantes para ambos comprador y vendedor) y unilaterales (instrucciones separadas ejecutadas por el comprador y el vendedor, vinculantes para cada uno).
• Si las instrucciones de escrow entran en conflicto con el contrato/acuerdo original, generalmente prevalecerán las instrucciones que constituyan el contrato/acuerdo posterior.
• Una vez que las instrucciones conjuntas/bilaterales han sido firmadas por los principales, ninguno de los principales puede cambiar unilateralmente las instrucciones; los principales pueden cambiar las instrucciones en cualquier momento por acuerdo mutuo.

Escrow Completado (Completed escrow) (Ref 120, 176)

• Las instrucciones de escrow correctamente elaboradas y ejecutadas se convierten en un contrato ejecutable.
• Un escrow se considera «completado» o «perfeccionado» cuando se han cumplido o realizado todos los términos de las instrucciones (satisfechos o renunciados).

Terminación, Cancelación (Termination, cancellation) (Ref 124)

• Los escrows se completan voluntariamente mediante el cumplimiento total y el cierre, o el escrow puede ser terminado por consentimiento mutuo.
• La terminación del escrow de venta se logra mediante la cancelación del escrow y la rescisión o cancelación del acuerdo de venta.
• Si un escrow no se puede completar, los fondos se liberan según el acuerdo de las partes.
• Una parte que se niega a acordar la liberación de fondos cuando no hay una disputa de buena fe sobre la propiedad puede ser responsable de daños triples (CC 1057.3(b)).

Publicidad de Servicios de escrow (Advertising escrow services) (Ref 125; CCR 2731(d), 2830.1, 2950-1)

• Un broker de bienes raíces no puede publicitar de manera que pueda engañar al público o anunciar que realiza escrows sin especificar que estos servicios están relacionados únicamente con el negocio de intermediación inmobiliaria del broker.
• Un broker de bienes raíces no puede usar un nombre ficticio que contenga la palabra «fideicomiso» a menos que el nombre comercial ficticio incluya el término «un escrow de broker no independiente» en cualquier publicidad, letreros o material promocional electrónico.

Violaciones del Escrow (Escrow violations) (Ref 126, 127, 176; CCR 2830.1, 2950, 2951; CC 1057.3)

• Los siguientes actos realizados por un broker de bienes raíces que maneja fondos de escrow están prohibidos y pueden considerarse motivos para una acción disciplinaria:

• Solicitar o aceptar una instrucción de escrow que contenga algún espacio en blanco por completar posteriormente.
• Permitir o realizar cualquier cambio en una instrucción de escrow que no esté firmada o iniciada por todas las personas que firmaron o iniciaron la instrucción original.
• No entregar una copia de una instrucción de escrow a todas las partes en el momento de la ejecución.
• No mantener registros adecuadamente y mantenerlos accesibles para el Comisionado.
• No depositar todo el dinero de escrow recibido en un banco, cuenta fiduciaria o cuenta de escrow el siguiente día hábil completo después de recibirlo (CCR 2950(f)).
• Retirar o pagar cualquier dinero depositado en una cuenta de fideicomiso o escrow sin la instrucción escrita de las partes que depositaron el dinero en el escrow.
• No informar a todas las partes por escrito que un licenciatario que maneja fondos de escrow tiene un interés en la agencia que mantiene el escrow.
• No proporcionar a cada principal una declaración escrita de todos los recibos y desembolsos junto con los nombres de los destinatarios de los desembolsos al cerrar una transacción de escrow.
• Entregar o registrar un instrumento que pretenda transferir un interés en bienes raíces sin el consentimiento escrito de la parte cuyo interés se va a transferir (CCR 2950, 2951).

Cuentas de Fideicomiso

Las cuentas de fideicomiso juegan un papel esencial en la industria de bienes raíces en Estados Unidos, asegurando la integridad y seguridad de las transacciones. Aquí presentamos una descripción detallada de los términos clave relacionados con estas cuentas:

Requisitos de la Cuenta (Account requirements) (Ref 122-127, 176, 498-530; CCR 2830-2834, 2950, 2951; BPC 10145-6; FC 17003; CC 105)

• Una cuenta de fideicomiso debe:
  • Ser designada como cuenta de fideicomiso a nombre del broker como fiduciario.
  • Mantenerse en un banco o depositario reconocido ubicado en California.
  • No generar intereses si se requiere un aviso previo por escrito como condición para la retirada, a menos que lo soliciten los propietarios o principales bajo ciertas condiciones.

Un broker puede tener una cuenta de fideicomiso fuera del estado si la cuenta está asegurada por la Corporación Federal de Seguros de Depósitos (FDIC) y se utiliza para servicios de primeros préstamos para los tipos de propietarios/inversionistas de notas especificados en la Sección 10145(a)(2) del Código de Negocios y Profesiones.

Depósitos (Deposits)

• Un broker de bienes raíces que no está licenciado bajo la Ley de Escrow y que actúa como titular de escrow al realizar actividades con licencia y acepta fondos de fideicomiso en relación con una transacción debe depositar los fondos en un depositario neutral de escrow, en manos del principal del broker, o en una cuenta de fideicomiso mantenida por el broker en un banco o depositario reconocido en este estado a más tardar al siguiente día hábil después de recibir los fondos por parte del broker o del vendedor de broker (CCR 2832(e)).
• Un vendedor que recibe fondos de fideicomiso en nombre del broker debe entregar inmediatamente los fondos al broker o, si así lo indica el broker, depositarlos como se indicó anteriormente.
• Un cheque de depósito puede ser retenido sin cobrar por el broker hasta que se acepte la oferta si el cheque no es negociable por el broker o si el oferente ha dado instrucciones por escrito, y se informa al oferente que el cheque se retiene.
  • En caso de aceptación, el broker puede seguir reteniendo el cheque solo si así se le indica por escrito por el oferente (Ref 498-501, BPC 10145).
• Todos los fondos depositados en una cuenta de fideicomiso deben mantenerse allí hasta que el broker los distribuya de acuerdo con las instrucciones de la persona que tiene derecho a los fondos.
• Un broker de bienes raíces que presta servicios en relación con préstamos garantizados por un primer gravamen sobre bienes raíces puede, bajo ciertas circunstancias, depositar fondos de fideicomiso en una institución depositaria fuera del estado asegurada por la Corporación Federal de Seguros de Depósitos.
• Un broker de bienes raíces que deposita fondos de fideicomiso en una institución depositaria fuera del estado debe poner a disposición del Comisionado o los representantes del Comisionado los libros, registros y archivos relacionados con las cuentas de fideicomiso.
• Un broker de bienes raíces que actúa como principal en la realización de préstamos o en la compra, venta o intercambio de contratos o notas garantizadas por gravámenes sobre bienes raíces debe depositar todos los fondos de compra recibidos en el curso de este negocio en un depositario neutral de escrow, a menos que el contrato o nota se entregue simultáneamente con la recepción de los fondos de compra.
• A menos que esté expresamente prohibido, y si el propietario de los fondos o los principales de la transacción lo solicitan, un broker de bienes raíces puede depositar los fondos de fideicomiso recibidos en una cuenta que genera intereses en una institución financiera aprobada si las cuentas están aseguradas por la Corporación Federal de Seguros de Depósitos y se cumplen todos los siguientes requisitos:
  • La cuenta está a nombre del broker como fiduciario.
  • Todos los fondos en la cuenta están cubiertos por un seguro proporcionado por una agencia del gobierno federal.
  • Todos los fondos en la cuenta son fondos en fideicomiso mantenidos por el broker para otros.
  • El broker informa al deudor cómo se calculará y pagará el interés.
  • Ningún interés devengado sobre los fondos beneficiará directa o indirectamente al broker ni a ninguna persona con licencia del broker.
  • Las partes del contrato han especificado en el contrato o acuerdo escrito a quién se pagará o acreditará el interés devengado sobre los fondos.

Retiros (Withdrawals)

• Los retiros de una cuenta de fideicomiso de un broker individual solo pueden realizarse con la firma del broker o de una o más de las siguientes personas si el broker lo autoriza específicamente por escrito:
  • Un vendedor con licencia del broker.
  • Una persona con licencia de broker que haya celebrado un acuerdo por escrito con el broker.
  • Un empleado no licenciado del broker con cobertura de fianza de fidelidad o cobertura de seguro al menos igual al monto máximo de los fondos de fideicomiso a los que el empleado tiene acceso en cualquier momento (BPC 10145 (a)(2)C)).
• Los retiros de la cuenta de fideicomiso de un broker corporativo solo pueden hacerse con la firma de:
  • Un oficial a través del cual la corporación está licenciada o.
  • Una persona autorizada por escrito por el oficial a través del cual la corporación está licenciada, siempre que sea un signatario autorizado de la cuenta de fideicomiso.

Independientemente de quién realice un retiro, el broker individual o el broker oficial de un broker corporativo mantiene la responsabilidad y la responsabilidad por los fondos de fideicomiso en su custodia.

• Un broker debe obtener el consentimiento por escrito de cada principal que sea propietario de los fondos en la cuenta antes de cualquier desembolso que reduzca el saldo de fondos en la cuenta a una cantidad menor que la responsabilidad agregada de fideicomiso existente del broker (CCR 2832.1).

Contabilidad, Registros e Informes (Accounting, records and reports) (CCR 2831, 2836, BPC 10141.5-.6, 10148; Ref 126, 177; 507-08)

• Un broker debe:
  • Mantener un registro separado de la recepción y disposición de todos los fondos de fideicomiso, incluidos los intereses devengados de los fondos.
  • Mantener un registro de todos los fondos de fideicomiso recibidos y desembolsados para cada cuenta bancaria que contiene fondos de fideicomiso.
  • Mantener un registro separado para cada beneficiario o transacción.
  • Realizar y mantener registros de dos conciliaciones de cuentas de fideicomiso cada mes, excepto en aquellos meses en que la cuenta bancaria no tuvo ninguna actividad: el registro de la cuenta bancaria con el estado de cuenta del banco y el registro de la cuenta bancaria con los registros separados de beneficiarios, transacciones o propiedades.
  • Poner a disposición los registros para su examen e inspección en California durante las horas hábiles regulares a solicitud del Comisionado.

Los brokers no están obligados a mantener un registro de cheques emitidos por un principal a un tercero por servicios cuando el monto total no excede los $1,000.

• El broker debe poder dar una contabilidad precisa, declarar la cantidad que el broker debe a los beneficiarios en cualquier momento, demostrar que no hay desequilibrio en la cuenta y garantizar que los fondos de los beneficiarios estén asegurados hasta el máximo de la FDIC.
• Los registros deben mostrar todas las entradas y salidas para cada beneficiario en orden cronológico, el saldo de la cuenta basado en transacciones y el saldo adeudado a cada beneficiario para cada transacción.
• Los registros deben estar de acuerdo con las prácticas contables aceptadas, ya sea que se produzcan manualmente o electrónicamente.
• Los registros deben conservarse durante tres años a partir de la fecha de cierre o del contrato.

Los subdivisores deben mantener registros de todos los fondos recibidos de compradores o arrendatarios de intereses de subdivisiones y del recibo, depósito y desembolso de todos los fondos recaudados en relación con la operación de una asociación de propietarios de viviendas de acuerdo con las prácticas contables aceptadas.

• Los registros deben mostrar las fechas de recepción y desembolso de fondos y los nombres de las personas que dan y reciben fondos.
• Los subdivisores deben conservar estos registros durante 3 años después de la fecha de recepción o desembolso.

Los excesos inexplicables de cuentas de fideicomiso deben registrarse en un registro separado y no pueden utilizarse para compensar otras deficiencias en la cuenta de fideicomiso.

Auditorías y Exámenes (Audits and examinations) (Ref 508)

• El Comisionado tiene un programa continuo de examen de los registros de los brokers.
• Con el aviso adecuado, los libros, cuentas y registros deben estar disponibles para su examen por parte del Comisionado durante las horas hábiles regulares y están sujetos a una auditoría sin previo aviso adicional si se encuentra una causa.
• Si una auditoría revela desequilibrios reales de fondos de fideicomiso o procedimientos perjudiciales para el manejo del dinero, se inician procedimientos disciplinarios apropiados.

Responsabilidad (Liability) (Ref 501-2)

• Para una cuenta de fideicomiso con múltiples beneficiarios, la responsabilidad agregada de fideicomiso en cualquier momento es igual al total de saldos positivos debidos a todos los beneficiarios de la cuenta en ese momento.
• Si hay saldos negativos, estos no se deducen al calcular la responsabilidad agregada de fideicomiso.
• Los fondos depositados en la cuenta de fideicomiso siempre deben ser iguales a la responsabilidad agregada de fideicomiso del broker.
• Si el saldo de la cuenta de fideicomiso es menor que la responsabilidad total, se produce una deficiencia ilegal de fondos de fideicomiso.
• Si el saldo de la cuenta de fideicomiso es mayor que la responsabilidad total, hay un exceso de fondos de fideicomiso y el broker puede ser culpable de commingling (mezcla de fondos).

Violaciones (Violations)

• Un broker que no cumple con la Ley de Bienes Raíces con respecto al manejo de los fondos de fideicomiso está sujeto a medidas disciplinarias por parte del Comisionado y puede estar sujeto a acciones penales por la conversión de fondos pertenecientes al público.