Los gerentes de propiedades desempeñan un papel crucial en la administración y el mantenimiento de propiedades para propietarios y arrendadores. En este artículo, exploraremos las funciones y responsabilidades clave de la gestión de propiedades en el contexto del mercado inmobiliario de Estados Unidos.

Funciones de Gestión (Management Functions)

La gestión de propiedades implica una variedad de funciones y responsabilidades destinadas a garantizar que una propiedad se mantenga y opere de manera efectiva. Estas funciones incluyen:

Tipos de Gerentes (Types of Manager)

En la gestión de propiedades, existen varios tipos de gerentes, cada uno con sus propias responsabilidades y enfoques:

• Gerente Individual (Individual Manager): Este tipo de gerente trabaja de manera independiente y puede administrar propiedades para múltiples propietarios. Son responsables de una variedad de tareas, desde la búsqueda de inquilinos hasta el mantenimiento y la gestión financiera.
• Gerente de Edificio (Building Manager): Los gerentes de edificio son empleados para administrar una propiedad única, como un complejo de apartamentos o un edificio de oficinas. Su enfoque se centra en garantizar que ese edificio en particular funcione sin problemas.
• Gerente Residente (Resident Manager): Los gerentes residentes viven en la propiedad que administran y, a menudo, reciben alojamiento gratuito como parte de su compensación. Son responsables de la gestión diaria y la atención a las necesidades de los inquilinos.

Además, algunos gerentes pueden especializarse en un tipo específico de propiedad, como viviendas unifamiliares, apartamentos, propiedades comerciales o propiedades industriales. Independientemente del tipo, un gerente de propiedades actúa como fiduciario en nombre del propietario y tiene la responsabilidad de administrar la propiedad de manera eficiente y rentable.

Informes (Reporting)

La presentación de informes efectiva es una parte fundamental de la gestión de propiedades. Los gerentes deben proporcionar informes regulares a los propietarios sobre el estado y el rendimiento de la propiedad. Estos informes pueden ser mensuales, trimestrales o anuales e incluyen:

• Presupuesto Operativo Anual (Annual Operating Budget): Este informe detalla los ingresos y gastos proyectados para la propiedad en el próximo año. Incluye información sobre tasas de alquiler, gastos de capital, reservas para contingencias, salarios y sueldos, y más. El presupuesto operativo es una herramienta importante para planificar y controlar las finanzas de la propiedad.
• Informes de Flujo de Efectivo (Cash Flow Reports): Estos informes muestran cómo fluye el efectivo dentro y fuera de la propiedad durante un período específico. Ayudan a los propietarios a comprender la liquidez de su inversión.
• Estado de Pérdidas y Ganancias (Profit and Loss Statements): Estos informes resumen los ingresos y gastos reales durante un período determinado. Permiten evaluar el rendimiento financiero de la propiedad en comparación con el presupuesto.
• Declaraciones de Comparación de Presupuesto (Budget Comparison Statements): Estas declaraciones comparan los datos reales con los datos presupuestados, lo que permite a los propietarios identificar desviaciones y tomar medidas correctivas si es necesario.

La presentación de informes precisos y oportunos es esencial para que los propietarios tomen decisiones informadas sobre sus inversiones en propiedades.

Presupuesto (Budgeting)

La gestión de un presupuesto es una parte crucial de la gestión de propiedades. Los gerentes deben establecer y mantener un presupuesto operativo que incluya una variedad de elementos, como:

• Tarifas de Alquiler (Rental Rates): Determinar las tarifas de alquiler adecuadas es fundamental para maximizar los ingresos de la propiedad. Esto implica comprender el mercado local y fijar tarifas competitivas.
• Gastos de Capital (Capital Expenditures): Los gastos de capital se refieren a las inversiones en la propiedad, como renovaciones importantes o reparaciones a largo plazo. El presupuesto debe incluir fondos para estas necesidades.
• Reservas (Reserves): Las reservas son fondos que se reservan para gastos imprevistos o futuros, como reparaciones importantes. Tener reservas adecuadas es esencial para evitar problemas financieros inesperados.
• Salarios y Sueldos (Salaries and Wages): Si la propiedad tiene personal, el presupuesto debe incluir los costos laborales, como salarios y beneficios.

Un presupuesto operativo sólido es una herramienta fundamental para la gestión financiera efectiva de una propiedad. Ayuda a los propietarios y gerentes a planificar y controlar los gastos, optimizar los ingresos y garantizar la rentabilidad a largo plazo.

Alquiler (Renting)

La gestión de propiedades implica garantizar que las unidades estén ocupadas y que los inquilinos estén satisfechos. Algunas de las responsabilidades clave en esta área incluyen:

• Mantener la Propiedad Alquilada y Habitada: Es responsabilidad del gerente garantizar que las unidades estén alquiladas y ocupadas. Esto implica la promoción activa de la propiedad, la selección de inquilinos adecuados y la gestión de contratos de arrendamiento.
• Selección de Inquilinos Compatibles (Select Compatible Tenants): Elegir inquilinos compatibles es fundamental para evitar problemas en el futuro. Los gerentes deben llevar a cabo una verificación exhaustiva de antecedentes y evaluar la idoneidad de los candidatos.
• Cumplimiento de Asuntos Legales (Legal Issues): Los gerentes de propiedades deben cumplir con todas las leyes y regulaciones relacionadas con el alquiler de propiedades, incluidas las leyes de igualdad de oportunidades de vivienda, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (Americans with Disabilities Act) y la Ley de Oportunidad de Crédito Justo (Equal Credit Opportunity Act, ECOA).

La gestión efectiva del alquiler es esencial para mantener los ingresos de la propiedad y garantizar la satisfacción de los inquilinos.

Mantenimiento de la Propiedad (Property Maintenance)

El mantenimiento adecuado de la propiedad es fundamental para proteger la inversión y garantizar la satisfacción de los inquilinos. Esto incluye:

• Equilibrio de Costos de Servicios (Balance Costs of Services): Los gerentes deben garantizar que los servicios de mantenimiento sean eficientes y rentables. Esto implica equilibrar los costos de los servicios con los objetivos financieros del propietario y las necesidades de los inquilinos.
• Mantenimiento Rutinario, Preventivo o Correctivo (Routine, Preventive, or Corrective): El mantenimiento de la propiedad se divide en tres categorías principales. El mantenimiento rutinario implica tareas diarias, como limpieza y mantenimiento básico. El mantenimiento preventivo se refiere a la realización regular de inspecciones y reparaciones para evitar problemas mayores. El mantenimiento correctivo implica abordar problemas existentes.
• Personal Interno o Contratado (Staffed In-House or Contracted Out): Los gerentes deben decidir si mantener un personal interno de mantenimiento o subcontratar servicios de mantenimiento. Esto depende de la propiedad y de la estrategia del propietario.

Mantener la propiedad en buen estado es fundamental para proteger su valor y garantizar que los inquilinos estén satisfechos y seguros en sus hogares.

Construcción (Construction)

En algunos casos, puede ser necesario realizar construcciones o renovaciones en una propiedad. Esto puede incluir:

• Modificaciones para Inquilinos (Tenant Alterations): Si los inquilinos desean realizar modificaciones en sus unidades, como renovaciones o mejoras, los gerentes deben asegurarse de que se hagan de acuerdo con las regulaciones y el código de construcción aplicable.
• Renovaciones (Renovations): Las renovaciones importantes de la propiedad, como la actualización de sistemas o la modernización de áreas comunes, pueden ser necesarias para mantener o aumentar el valor de la propiedad.
• Expansión (Expansion): Si se desea expandir una propiedad, como agregar nuevas unidades o espacios, los gerentes deben coordinar y supervisar estas expansiones de manera eficiente.
• Remediación Ambiental (Environmental Remediation): En caso de problemas ambientales, como la presencia de sustancias tóxicas, los gerentes deben tomar medidas para remediar la situación y cumplir con todas las regulaciones, incluida la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (Americans with Disabilities Act).

La construcción y las renovaciones pueden ser áreas complejas de la gestión de propiedades, y los gerentes deben asegurarse de que todas las actividades cumplan con las regulaciones y normativas aplicables.

El Acuerdo de Gestión (The Management Agreement)

El acuerdo de gestión es un documento fundamental que establece los términos y condiciones de la relación entre el propietario y el gerente de propiedades. Este acuerdo incluye varios componentes importantes:

Componentes (Components)

• Nombres (Names): El acuerdo debe identificar claramente a las partes involucradas, es decir, el propietario y el gerente de propiedades.
• Descripción (Description): Debe incluir una descripción detallada de la propiedad o propiedades que serán administradas, incluida su ubicación y características clave.
• Plazo del Contrato (Lease Term): El acuerdo debe especificar la duración del contrato de gestión, incluidos los detalles sobre cómo y cuándo puede ser rescindido.
• Propósito del Propietario (Owner’s Purpose): Este componente establece los objetivos y expectativas del propietario en relación con la gestión de la propiedad.
• Responsabilidades (Responsibilities): El acuerdo debe detallar las responsabilidades específicas del gerente de propiedades, incluidas las tareas y los servicios que se espera que realice.
• Autoridad (Authority): Debe aclarar el alcance de la autoridad del gerente para tomar decisiones en nombre del propietario.
• Presupuesto (Budget): El acuerdo debe incluir información sobre la elaboración y el mantenimiento del presupuesto operativo de la propiedad.
• Asignación de Costos (Allocation of Costs): Es importante especificar cómo se asignarán los costos relacionados con la gestión de la propiedad, incluidos los honorarios del gerente.
• Presentación de Informes (Reporting): Debe establecerse la frecuencia y el formato de los informes que el gerente proporcionará al propietario.
• Compensación (Compensation): El acuerdo debe abordar la compensación del gerente de propiedades, incluidos los honorarios y los métodos de pago.
• Declaración de Igualdad de Oportunidades (Equal Opportunity Statement): Este componente puede incluir una declaración que garantice que se cumplirán todas las leyes de igualdad de oportunidades de vivienda.

Derechos, Deberes y Responsabilidades (Rights, Duties and Liabilities)

El acuerdo de gestión también debe abordar los derechos, deberes y responsabilidades tanto del propietario como del gerente de propiedades. Estos pueden incluir:

Del Propietario (Landlord):

• Recibir el pago del alquiler de los inquilinos.
• Recibir la propiedad en las condiciones especificadas.
• Tener el derecho de ingresar e inspeccionar la propiedad.
• Examinar los libros y registros financieros.
• Contratar y pagar a proveedores de servicios.
• Pagar el honorario de gestión.
• Cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables.

Del Gerente de Propiedades (Manager):

• Contratar y despedir personal necesario.
• Celebrar contratos en nombre del propietario.
• Realizar tareas de gestión sin interferencia.
• Mantener registros financieros precisos y proporcionar informes.
• El gerente puede tener responsabilidad fiduciaria por los fondos en fideicomiso.
• Cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables.

El acuerdo de gestión establece las bases para una relación exitosa entre el propietario y el gerente de propiedades, al delinear claramente sus roles, responsabilidades y expectativas.

Consideraciones de Arrendamiento (Leasing Considerations)

El proceso de arrendamiento es una parte fundamental de la gestión de propiedades. Involucra tanto a los propietarios como a los inquilinos y conlleva una serie de consideraciones clave.

Derechos y Responsabilidades del Propietario (Landlord Rights and Responsibilities)

Los propietarios tienen ciertos derechos y responsabilidades cuando se trata de alquilar una propiedad. Algunos de los más destacados incluyen:

Derechos:

• Ingresar a la propiedad con aviso adecuado.
• Recibir el pago del alquiler de manera oportuna.
• Recuperar la propiedad al finalizar el contrato de arrendamiento.
• Buscar remedios legales en caso de incumplimiento del inquilino.

Responsabilidades:

• Proporcionar condiciones habitables en la propiedad.
• Mantener sistemas esenciales, como calefacción, refrigeración, electricidad y fontanería.
• Mantener la propiedad limpia y en buen estado de reparación.

Los propietarios también deben cumplir con todas las leyes y regulaciones de alquiler aplicables en su área.

Derechos y Responsabilidades del Inquilino (Tenant Rights and Responsibilities)

Los inquilinos también tienen derechos y responsabilidades importantes en un contrato de arrendamiento. Estos pueden incluir:

Derechos:

• Disfrutar de una ocupación tranquila y pacífica de la propiedad.
• Residir en una propiedad habitable y segura.
• Tomar acciones legales en caso de incumplimiento del propietario.

Responsabilidades:

• Pagar el alquiler de acuerdo con los términos del contrato.
• Cumplir con las reglas y regulaciones establecidas en el contrato de arrendamiento.
• Proporcionar un aviso adecuado antes de mudarse.
• Devolver la propiedad en las condiciones especificadas al finalizar el contrato de arrendamiento.

Es esencial que tanto los propietarios como los inquilinos comprendan y cumplan con sus derechos y responsabilidades para garantizar una relación armoniosa durante el arrendamiento.

Desalojos (Evictions)

Los desalojos son un proceso legal que se lleva a cabo cuando un inquilino debe abandonar una propiedad. Pueden ocurrir de dos formas principales:

Desalojo Real (Actual Eviction): Este es el proceso legal estándar en el que se notifica al inquilino y se sigue un procedimiento legal para desalojarlo. Incluye dar aviso al inquilino, presentar una demanda, obtener una sentencia y, si es necesario, la ejecución de la sentencia.

Desalojo Constructivo (Constructive Eviction): En un desalojo constructivo, el inquilino abandona la propiedad debido a la falta de mantenimiento o condiciones habitables deficientes. El propietario no necesita seguir un proceso legal formal, pero puede estar sujeto a demandas por incumplimiento de contrato.

Los desalojos son procedimientos legales delicados y deben llevarse a cabo de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables. Los gerentes de propiedades deben comprender estos procesos y garantizar que se sigan todas las pautas legales.

Terminación de un Contrato de Arrendamiento (Termination of a Lease)

Un contrato de arrendamiento puede terminarse de varias maneras, y es importante que tanto el propietario como el inquilino estén informados sobre estas opciones. Algunas de las formas más comunes de terminación de un contrato de arrendamiento incluyen:

• Vencimiento (Expiration): El contrato de arrendamiento llega a su fin de acuerdo con los términos especificados y no se renueva automáticamente.
• Cumplimiento (Performance): El contrato se considera terminado una vez que ambas partes han cumplido con todos los términos y condiciones.
• Acuerdo (Agreement): El propietario y el inquilino pueden acordar mutuamente poner fin al contrato antes de la fecha de vencimiento programada.
• Abandono (Abandonment): El contrato se considera terminado si el inquilino abandona la propiedad antes de la fecha de vencimiento sin intención de regresar.
• Incumplimiento (Breach): Si cualquiera de las partes incumple los términos del contrato, puede dar lugar a la terminación del contrato.
• Aviso (Notice): Tanto el propietario como el inquilino pueden dar aviso según los términos del contrato o las leyes estatales y locales.
• Destrucción de la Propiedad (Destruction of Premises): Si la propiedad se destruye o daña gravemente, el contrato de arrendamiento puede terminarse.
• Expropiación (Condemnation): Si la propiedad es objeto de expropiación gubernamental, el contrato de arrendamiento puede ser rescindido.
• Ejecución Hipotecaria (Foreclosure): Si la propiedad es objeto de una ejecución hipotecaria, esto puede resultar en la terminación del contrato de arrendamiento.

Es fundamental que tanto el propietario como el inquilino comprendan las condiciones bajo las cuales se puede dar por terminado un contrato de arrendamiento y cómo proceder en cada caso.

Procedimientos de Depósito de Seguridad (Security Deposit Procedures)

El depósito de seguridad es una parte esencial de muchos contratos de arrendamiento. Este depósito se utiliza para cubrir cualquier daño a la propiedad o el incumplimiento de los términos del contrato por parte del inquilino. Los procedimientos relacionados con el depósito de seguridad están determinados por la ley, las reglas y el contrato de arrendamiento.

Algunos puntos clave sobre los procedimientos de depósito de seguridad incluyen:

• Determinado por la Ley, las Reglas y el Acuerdo (Determined by Law, Rules, and Agreement): La cantidad del depósito de seguridad y las reglas para su retención y devolución están determinadas por la ley estatal y local, así como por las reglas específicas del propietario y el contrato de arrendamiento.
• Inspección y Documentación (Inspection and Documentation): Antes de la mudanza, se debe realizar una inspección detallada de la propiedad para documentar cualquier daño existente. Esta documentación se compara luego con el estado de la propiedad en la mudanza del inquilino.
• Retención y Devolución (Retention and Return): Si se encuentran daños o incumplimientos, el propietario puede retener parte o la totalidad del depósito de seguridad para cubrir los costos. De lo contrario, el depósito debe ser devuelto al inquilino de acuerdo con los plazos y procesos establecidos por la ley.

Los procedimientos de depósito de seguridad están diseñados para proteger tanto al propietario como al inquilino y garantizar una resolución justa en caso de disputas.

En resumen, la gestión de propiedades en los Estados Unidos implica una serie de funciones y responsabilidades clave, desde la gestión financiera hasta la administración de inquilinos y la resolución de disputas. Los gerentes de propiedades deben tener un conocimiento profundo de las leyes y regulaciones locales, así como de las mejores prácticas de la industria, para garantizar el éxito en la gestión de propiedades de manera efectiva y eficiente.